"Quiero recopilar fotos de todos los participantes del evento". El método más sencillo y efectivo para lograrlo es usar un código QR. Los participantes solo escanean el código con su smartphone y pueden subir fotos al instante.
En este artículo explicamos paso a paso cómo recopilar fotos de eventos con código QR, desde la preparación hasta la operación el día del evento y el seguimiento posterior.
Cómo crear un álbum con código QR
Crear un álbum con código QR en PicTomo es sorprendentemente sencillo.
Paso 1: Crear el álbum
Desde la página principal de PicTomo, toca "Crear álbum". Solo necesitas escribir el nombre del álbum. Usa el nombre del evento para que sea fácil de identificar. Por ejemplo: "Boda de Ana y Carlos", "Fiesta de Bienvenida 2026".
Paso 2: Mostrar el código QR
Después de crear el álbum, se genera automáticamente un código QR. Este código contiene la URL del álbum. Cuando los participantes lo escanean, se abre directamente la página del álbum y pueden empezar a subir fotos inmediatamente.
Paso 3: Imprimir el QR Flyer
PicTomo tiene una función de "QR Flyer" que crea flyers con instrucciones de uso incluidas. Hay 2 tipos: póster A4 y tarjetas, que puedes elegir según el tamaño del evento y el lugar. Se imprimen fácilmente en casa o en una tienda de impresión, sin necesidad de software de diseño.
Guía de ubicaciones para el código QR
La regla de oro es "colocar en varios lugares visibles". Con uno solo, algunas personas no lo notarán. Colócalos en múltiples puntos a lo largo del recorrido de los asistentes.
Recepción
El primer lugar donde se detienen los invitados. Coloca un póster A4 en la mesa de recepción o reparte tarjetas del tamaño de una tarjeta de visita. Al enterarse de la compartición de fotos desde el inicio, los invitados estarán más conscientes de tomar fotos durante el evento.
Mesas
En bodas o fiestas, colocar tarjetas QR en cada mesa es muy efectivo. Los invitados pueden escanear cómodamente desde su asiento, facilitando que suban fotos de la comida y las bebidas. Colócalas junto al número de mesa para no ocupar espacio extra.
Junto al escenario
Si hay entretenimiento o discursos en un escenario, coloca el QR cerca para incitar a los invitados a "capturar y subir este momento". La mejor ubicación es donde los asientos más cercanos al escenario puedan verlo.
Zona de fotos
Si el evento tiene una zona designada para fotos, coloca el código QR justo al lado. Es el flujo más natural: tomar la foto e inmediatamente subirla. Un letrero que diga "¡Toma la foto y súbela!" es muy efectivo.
Entrada del baño
Puede parecer sorprendente, pero la entrada del baño o la zona de espera es un lugar muy visible. Los asistentes pasan por ahí varias veces durante el evento, así que quienes no notaron el QR en otro lugar pueden verlo aquí. Los pequeños tiempos de espera son oportunidades para escanear.
Aprovechamiento del QR Flyer
La función de QR Flyer de PicTomo ofrece 2 tipos que puedes usar según la necesidad.
Tipo póster A4
- Uso: Colgar en la pared, colocar en un atril, poner en la recepción
- Ventaja: Código QR grande visible desde lejos. Las instrucciones de uso también se muestran en grande
- Ideal para: Bodas, eventos corporativos, eventos escolares y otros eventos de gran escala
Tipo tarjeta
- Uso: Repartir a cada invitado, colocar una en cada mesa
- Ventaja: De una hoja A4 salen 10 tarjetas. Tamaño de bolsillo
- Ideal para: Reuniones pequeñas, colocación en mesas, incluir con las tarjetas de lugar
Combinar ambos tipos es muy efectivo. Un póster en la recepción y tarjetas para cada invitado. Así, en cualquier momento del evento hay acceso al código QR.
Complementar con compartición digital
Además de la distribución impresa del QR, complementar con compartición digital aumenta aún más la tasa de recopilación.
Compartir en el grupo de WhatsApp
Si hay un grupo de WhatsApp del evento, publica la URL del álbum. Es más efectivo enviarla la mañana del evento o justo antes de empezar. "¡Suban las fotos que tomen al álbum!" con la URL es suficiente.
Aviso por email previo
Para eventos corporativos o escolares, incluir la URL del álbum en el email de invitación previo es muy útil. "El día del evento recopilaremos las fotos de todos en este álbum" ayuda a crear conciencia entre los participantes.
Envío individual por DM o mensajería
Para amigos en el extranjero que no usan WhatsApp, envía la URL por Instagram DM, Telegram o la herramienta que esa persona use habitualmente. Como PicTomo funciona en el navegador, se puede acceder desde cualquier dispositivo.
Cómo ayudar a invitados que no pueden escanear el QR
El código QR es una herramienta muy práctica, pero no todos los invitados podrán escanearlo sin problemas. Es importante considerar especialmente a personas mayores o poco familiarizadas con smartphones.
Escribir también la URL
Debajo del código QR, escribe también la URL del álbum en texto. Quienes no saben usar el lector de QR pueden escribir la URL directamente en el navegador.
URL corta
Las URLs de álbumes de PicTomo son relativamente simples, pero si quieres algo más corto, puedes usar un servicio de acortamiento. Un formato como "pictomo.jp/xxxxx" es menos propenso a errores al escribir manualmente.
Apoyo de personas cercanas
Pide al personal del evento o a los invitados cercanos que ayuden con el escaneo del QR. "Si alguien no sabe escanear el código QR, por favor ayúdenles" es un aviso útil.
Resumen
La recopilación de fotos con código QR es el método más sencillo para reunir fotos de todos los participantes de un evento. Las claves del éxito son:
- Colocar en múltiples puntos: Recepción, mesas, zona de fotos... distribuir siguiendo el recorrido de los asistentes
- Combinar digital y físico: Flyers impresos junto con compartición por WhatsApp y email
- Considerar a todos: No olvidar el apoyo para invitados que no pueden escanear el QR
Con la función QR Flyer de PicTomo, la preparación es muy fácil. En tu próximo evento, usa códigos QR para crear un álbum rico en perspectivas de todos los participantes.